Ulkomailla asuvan Suomen kansalaisen henkilö- ja asumistietodot pysyvät Suomessa ajantasaisina vain, jos hän itse huolehtii tietojensa ilmoittamisesta Suomeen. Ilmoituksen voi tehdä joko viimeisen kotikuntansa maistraattiin tai Suomen edustustoon nykyisessä asuinmaassaan.
Ilmoitettavia tietoja ovat mm. tiedot avioliitosta, avioerosta, lasten syntymästä ja asuinosoitteesta. Kun tiedot väestötietojärjestelmässä ovat ajantasaisia, on esim. Suomen passin saaminen nopeampaa.
Jotta ulkomailla (paitsi Pohjoismaissa) laadittu ulkomaan viranomaisen antama asiakirja saisi tarkoitetun oikeusvaikutuksensa Suomessa, on asiakirja laillistettava tai legalisoitava. Asiakirjan laillistaminen on asiakkaan oikeusturvaan liittyvä toimenpide, jolla varmistetaan se, että todistuksen antajalla on oikeus antomaassa maan lakien mukaan tällaisen todistuksen antamiseen ja että se on annettu oikean sisältöisenä ja on pätevä asiakirja antomaassa. Esimerkiksi vihkitodistuksessa on tärkeää, että vihkijänä toimineella henkilöllä on oikeus maansa lakien mukaan vihkiä.
Laillistaminen tehdään kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko kyseinen maa allekirjoittanut Haagin yleissopimuksen vuodelta 1961 vai ei. Haagin sopimukseen liittyneistä maista toimitettu asiakirja on laillistettava ns.
Apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus) . Muualta toimitettu asiakirja on laillistettava n.k. Grand Legalisationilla.
Tietoa asiasta löytyy maistraatin kotisivuilta www.maistraatti.fi/ (?ohjeita ulkosuomalaisille?).